Régularisation des charges locatives: le guide

Lors de la signature d’un bail pour la location d’un logement, un montant nommé loyer charges comprises est déterminé. Ce budget est payé par mois par le locataire du logement et c’est un montant qui sert à couvrir tous les frais qui sont liés à la maison louée. Cette somme est alors régularisée chaque année selon les dépenses réelles, c’est alors la régularisation des charges locatives.

Petite définition

Les charges locatives sont les dépenses liées à l’entretien du logement loué, mais elles sont aussi dites récupérables. Si le propriétaire du logement utilise son fond propre pour faire les entretiens et les rénovations de la maison, les locataires doivent par la suite, vous remboursez. Par ailleurs, si vos locataires payent les charges locatives tous les mois, une régularisation doit se faire chaque année.

Les charges récupérables sont alors :

• Toutes les dépenses qui sont liées au chauffage et à l’eau dans la maison
• Les dépenses liées à l’ascenseur dans l’immeuble s’il y en a : entretien, électricité, etc.
• Toutes les dépenses pour l’entretien des parties communes à l’extérieur du logement (le salaire des personnels, les fournitures, les différents appareils pour l’entretien, les espaces verts, les aires de jeux, les parties communes de circulation, les parkings, etc.)
• Les dépenses liées aux redevances et taxes (enlèvement des ordures, redevance pour l’assainissement, le balayage, etc.)
• Donc, pour toutes ces charges récupérables, il vous est possible de payer les factures par vos propres moyens et puis récupérer les frais auprès des locataires.

Demander la régularisation des charges: comment faire?

Demander la régularisation des charges n’est pas une mince affaire, puisqu’il faut suivre quelques étapes. En effet, chaque année, vous devez émettre un décompte pour toutes les charges qui seront adressées à vos locataires. Ce décompte qui sera émis un mois à l’avance permettra de savoir si les provisions seront à la hauteur de toutes les dépenses.

Si elles sont alors insuffisantes, vous devez notifier vos locataires pour qu’ils payent le reste. Dans le cas contraire, les provisions sont beaucoup plus que les dépenses, vous devez notifier trop-perçu sur le décompte et vous remboursez l’écart. Pour une meilleure transparence de gestion de tous les frais, vous devez avoir des pièces justificatives de toutes les dépenses.  N’hésitez pas non plus à faire un petit tour sur notre article qui vous aide à mieux comprendre la quittance de loyer en ligne.

Le délai pour la régularisation des charges locatives

En effet, si vous êtes propriétaire d’un immeuble ou un grand logement qui est loué en copropriété, la régularisation des charges locatives se fait après que vous ayez obtenu le décompte final venant du syndic de copropriété.

Par ailleurs, si vous louez une maison en monopropriété, la régularisation des charges locatives se fait au début d’une année pour l’année passée. Mais ce qui est important, c’est qu’elle doit se faire une fois chaque année. Sachez également que si le locataire décide de partir et que s’il y a toujours des loyers et des charges qu’il n’a pas payé, le délai pour la récupération sera de 3 ans au maximum.

Et la régularisation des charges locatives donc, peut aussi se faire pendant ces 3 années. Par ailleurs, passer ce délai, vous ne pourriez plus rien faire, à part saisir un tribunal d’instance compétent dans ce domaine. Pour les locataires, vous pouvez également recourir à cette solution si le propriétaire ne rembourse pas le trop-perçu que vous avez payé.

Autres règles à respecter

Sachez que lors de la transmission du décompte concernant les charges locatives, le courrier doit contenir le récapitulatif de toutes les sommes de prévisions.  Le courrier comprendra aussi les dépenses réelles et la différence également. Pour le propriétaire, il vous est possible d’envoyer avec le courrier une date d’échéance pour la régularisation. Cela permettra au locataire de savoir combien il doit payer ou combien lui sera restitué.

Réajuster les provisions pour les charges locatives

Une fois la régularisation des charges locatives terminée, il est possible de réajuster les provisions selon les dépenses réelles. Mais, vous pouvez également conserver le même montant pour les provisions, ce n’est pas obligatoire de faire le réajustement. Par ailleurs, si les dépenses sont plus importantes, faire le réajustement est nécessaire pour éviter les découverts après.

Alors, vous devez prévenir votre locataire par courrier pour ce changement et lui notifier le montant que vous avez changé.

Faire la régularisation avec le dépôt de garantie

Si le locataire décide de s’en aller, le propriétaire peut alors conserver jusqu’à 20% du dépôt de garantie. Cela lui servira pour la régularisation des charges locatives. Lorsque le locataire rembourse les frais pour toutes les charges, ce montant sera alors restitué. S’il y a le trop-perçu, ce dernier va être restitué avec le dépôt de garantie du locataire.